Je wilt een restaurant, café of andere horecazaak exploiteren, maar de onderneming niet direct volledig kopen. De eigenaar stelt het pand, de inventaris en mogelijk ook de handelsnaam of het bestaande concept beschikbaar. Jij wordt verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering en betaalt daarvoor een afgesproken vergoeding.
In zo’n situatie kunnen partijen een exploitatieovereenkomst sluiten. In de horeca wordt ook regelmatig gesproken over het pachten van een zaak. Beide termen worden in de praktijk gebruikt, maar zeggen op zichzelf nog niet precies welke rechten en verplichtingen gelden.
Dat hangt af van de inhoud van de overeenkomst. Wordt alleen het bedrijfspand gehuurd of krijgt de exploitant ook de inventaris, naam en volledige onderneming in gebruik? Wie draagt het ondernemersrisico? En wie is verantwoordelijk voor onderhoud, vergunningen en personeel?
Een exploitatieovereenkomst voor horeca is daarom vrijwel altijd maatwerk. In dit artikel lees je welke afspraken daarin belangrijk zijn.
Wat is een exploitatieovereenkomst voor horeca?
Met een exploitatieovereenkomst geeft de eigenaar van een horecazaak een andere ondernemer het recht om de onderneming gedurende een bepaalde periode te exploiteren.
De exploitant voert de dagelijkse bedrijfsvoering voor eigen rekening en risico of volgens een andere afgesproken verdeling. De eigenaar blijft ondertussen eigenaar van het pand, de inventaris, het concept of andere onderdelen die beschikbaar worden gesteld.
Afhankelijk van de situatie kan de exploitant gebruikmaken van:
- Het horecapand
- De keuken en aanwezige inventaris
- De handelsnaam en huisstijl
- Een bestaand horecaconcept
- Een terras en buitenruimte
- Reserverings- en kassasystemen
- Website en sociale media
- Bepaalde leveranciersafspraken
- Een bestaande klantenkring en goodwill
Welke onderdelen worden gebruikt en tegen welke voorwaarden moet duidelijk in de overeenkomst staan.
Is een exploitatieovereenkomst hetzelfde als pacht?
In de horeca wordt een exploitatieovereenkomst vaak een pachtovereenkomst genoemd. Juridisch kan dat verwarrend zijn.
De wettelijke regels over pacht hebben betrekking op landbouwgrond en agrarische gebouwen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland beschrijft pacht als het gebruik van landbouwgrond of agrarische gebouwen.
Wanneer iemand een restaurant of café ‘pacht’, gaat het meestal niet om deze agrarische vorm van pacht. In werkelijkheid kan sprake zijn van een combinatie van huur, gebruik van inventaris, licentie van een handelsnaam en afspraken over de exploitatie van de onderneming.
De naam boven het contract is daarbij niet doorslaggevend. De inhoud en uitvoering bepalen welke juridische regels van toepassing zijn. Laat daarom beoordelen hoe de overeenkomst juridisch moet worden gekwalificeerd en welke bescherming beide partijen hebben.
Verschil tussen een huurovereenkomst en exploitatieovereenkomst
Bij een reguliere huurovereenkomst voor een horecapand stelt de verhuurder voornamelijk de bedrijfsruimte beschikbaar. De ondernemer richt het pand vervolgens zelf in en exploiteert daarin een eigen concept.
Bij een exploitatieovereenkomst wordt meestal meer beschikbaar gesteld dan alleen vierkante meters. De exploitant kan bijvoorbeeld ook de keuken, inrichting, handelsnaam, website en andere onderdelen van een bestaande onderneming gebruiken.
De grens is niet altijd scherp. Een exploitatieovereenkomst kan voor een belangrijk deel ook een huurovereenkomst zijn. Wanneer het gebruik van het horecapand een centrale rol speelt, kunnen regels voor de huur van bedrijfsruimte van toepassing zijn.
Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de titel van het document te kijken. De overeenkomst moet duidelijk maken:
- Welke onderdelen worden verhuurd of in gebruik gegeven
- Welke vergoeding voor ieder onderdeel wordt betaald
- Hoe zelfstandig de exploitant de onderneming voert
- Welke invloed de eigenaar op de bedrijfsvoering houdt
- Welke huurrechtelijke regels mogelijk van toepassing zijn
Wil je alleen een horecapand huren? Lees dan ook Huurcontract horecapand controleren: waar moet je op letten?.
Leg vast wat de exploitant mag gebruiken
Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk wat de eigenaar aan de exploitant beschikbaar stelt.
Bij het pand gaat het bijvoorbeeld niet alleen om het restaurantgedeelte. Ook de keuken, opslag, kantoorruimte, toiletten, het terras, parkeerplaatsen en eventuele bedrijfswoning kunnen relevant zijn.
Voor de inventaris kan een aparte lijst als bijlage worden toegevoegd. Vermeld daarop onder andere:
- Keukenapparatuur
- Koel- en vriesinstallaties
- Meubilair
- Terrasmeubilair
- Servies, glaswerk en keukenmateriaal
- Kassasystemen
- Geluidsapparatuur
- Zonwering en terrasvoorzieningen
- Beveiligings- en brandveiligheidsinstallaties
Leg ook de staat van de inventaris bij aanvang vast, bij voorkeur met foto’s en een inspectierapport. Zo ontstaat later minder discussie over schade, normale slijtage en ontbrekende onderdelen.
Controleer daarnaast of alle zaken daadwerkelijk eigendom zijn van de eigenaar. Apparatuur kan zijn geleased of in bruikleen zijn gegeven door een leverancier.
Mag de exploitant het concept aanpassen?
Sommige eigenaren willen dat de bestaande handelsnaam en formule behouden blijven. In andere situaties krijgt de exploitant juist de vrijheid om een nieuw concept te ontwikkelen.
Maak daarom afspraken over:
- Het gebruik van de handelsnaam
- De menukaart en prijsstelling
- De openingstijden
- De doelgroep en positionering
- De huisstijl en inrichting
- Marketing en sociale media
- Evenementen en besloten bijeenkomsten
- Samenwerking met bezorgplatforms
- Wijzigingen aan het concept
Voor de exploitant is voldoende ondernemersvrijheid belangrijk. De eigenaar wil mogelijk voorkomen dat de reputatie of waarde van de locatie wordt beschadigd.
Wanneer de eigenaar veel invloed houdt op de dagelijkse bedrijfsvoering, moet duidelijk worden afgebakend wie uiteindelijk besluiten neemt en wie het ondernemersrisico draagt.
Spreek een duidelijke exploitatievergoeding af
De exploitant betaalt meestal een vergoeding voor het gebruik van het pand, de inventaris en eventuele goodwill. De vergoeding kan op verschillende manieren worden opgebouwd.
Partijen kunnen kiezen voor:
- Een vast bedrag per maand
- Een percentage van de omzet
- Een combinatie van een vast bedrag en omzetpercentage
- Afzonderlijke bedragen voor pand, inventaris en handelsnaam
- Een oplopende vergoeding gedurende de looptijd
Bij een omzetafhankelijke vergoeding moet duidelijk zijn wat onder omzet wordt verstaan. Wordt gerekend met omzet inclusief of exclusief btw? Tellen bezorging, afhaal, arrangementen, zaalverhuur en cadeaubonnen mee? En hoe worden annuleringen en terugbetalingen verwerkt?
De eigenaar zal de omzet mogelijk willen controleren. Leg daarom vast welke rapportages de exploitant aanlevert, hoe vaak dat gebeurt en onder welke voorwaarden inzage in de administratie mogelijk is.
Maak daarnaast afspraken over jaarlijkse indexering en mogelijke wijzigingen wanneer de omstandigheden rond de exploitatie sterk veranderen.
Bepaal wie welke kosten betaalt
Naast de exploitatievergoeding ontstaan verschillende vaste en variabele kosten. Leg duidelijk vast welke partij waarvoor verantwoordelijk is.
Denk onder andere aan:
- Gas, water en elektriciteit
- Gemeentelijke belastingen en heffingen
- Afvalinzameling
- Verzekeringen
- Onderhoud van het pand
- Onderhoud en keuring van installaties
- Reparatie en vervanging van inventaris
- Schoonmaak
- Beveiliging
- Muziekrechten
- Internet en telefonie
- Kosten voor vergunningen
- Marketing en reserveringssystemen
Vooral onderhoud en vervanging van keukenapparatuur kunnen tot discussie leiden. Is de exploitant verantwoordelijk voor dagelijks onderhoud, terwijl de eigenaar grote vervangingen betaalt? Of draagt de exploitant alle kosten zolang de overeenkomst loopt?
Maak ook onderscheid tussen normale slijtage, achterstallig onderhoud en schade door verkeerd gebruik.
Controleer het toegestane gebruik van het pand
Een exploitatieovereenkomst geeft de exploitant niet automatisch het recht om ieder gewenst horecaconcept uit te voeren.
Het concept moet passen binnen het omgevingsplan, de toegestane horecacategorie, het huurcontract en eventuele afspraken met de eigenaar van het vastgoed. Ook kunnen regels gelden voor het terras, openingstijden, geluid, evenementen en bezorgactiviteiten.
Beschrijf daarom in de overeenkomst welke activiteiten zijn toegestaan. Doe dit niet te beperkt wanneer de exploitant ruimte nodig heeft om het concept verder te ontwikkelen, maar ook niet ruimer dan juridisch en praktisch mogelijk is.
In Omgevingsplan horeca controleren: past jouw concept op deze locatie? lees je waarom je dit vóór ondertekening moet controleren.
Wie regelt de horecavergunningen?
Vergunningen zijn meestal gekoppeld aan de ondernemer, exploitant of leidinggevenden. De exploitant kan daarom vaak niet simpelweg verder werken op vergunningen die op naam van de eigenaar of een vorige ondernemer staan.
Leg vast:
- Welke vergunningen aanwezig zijn
- Welke vergunningen opnieuw moeten worden aangevraagd
- Wie verantwoordelijk is voor de aanvragen
- Wie de kosten betaalt
- Welke informatie de eigenaar beschikbaar stelt
- Wanneer de exploitatie daadwerkelijk mag beginnen
- Wat er gebeurt als een vergunning wordt geweigerd of vertraagd
Wanneer de exploitatieovereenkomst al ingaat voordat de benodigde vergunningen zijn verleend, kan de exploitant kosten maken zonder omzet te kunnen draaien. Een voorbehoud of aangepaste ingangsdatum kan dat risico beperken.
Meer hierover lees je in Horecavergunning overnemen: zo werkt het echt.
Maak afspraken over personeel
Bij een bestaande horecazaak kan personeel aanwezig zijn. Dan moet vooraf duidelijk worden wie juridisch werkgever is en welke personeelsverplichtingen bij de exploitant terechtkomen.
Afhankelijk van de constructie kan mogelijk sprake zijn van overgang van onderneming. In dat geval kunnen de bestaande rechten en plichten van werknemers van rechtswege overgaan. Dit kan niet alleen op basis van een bepaling in de exploitatieovereenkomst worden uitgesloten.
Laat daarom vooraf onderzoeken:
- Welke werknemers in dienst zijn
- Welke arbeidsvoorwaarden gelden
- Of er zieke werknemers zijn
- Hoeveel vakantie-uren openstaan
- Welke pensioen- en cao-verplichtingen gelden
- Of er oproepkrachten, uitzendkrachten of zzp’ers werken
- Wie verantwoordelijk is voor verplichtingen uit het verleden
Start de exploitant met een volledig nieuw team? Leg dan vast wat er met het bestaande personeel gebeurt en voorkom dat hierover verschillende verwachtingen bestaan.
Leveranciers en afnameverplichtingen
Een bestaande horecazaak kan gebonden zijn aan contracten met een brouwerij, koffieleverancier, wasserij, afvalverwerker of leverancier van keukenapparatuur.
De exploitant wil mogelijk gebruikmaken van die afspraken, maar moet vooraf weten welke verplichtingen eraan verbonden zijn.
Controleer bijvoorbeeld:
- De resterende looptijd
- Minimale afnameverplichtingen
- Prijsafspraken
- Exclusiviteit
- Opzegmogelijkheden
- Eigendom van verstrekte apparatuur
- Boetes bij voortijdige beëindiging
- Mogelijkheden om het contract over te dragen
Leg in de exploitatieovereenkomst vast welke contracten worden voortgezet en wie verantwoordelijk is voor de betaling. Als een leverancier toestemming moet geven voor overdracht, kan die toestemming als voorwaarde worden opgenomen.
Duur en beëindiging van de overeenkomst
Een exploitant investeert vaak tijd en geld in de locatie. Daarom is de looptijd van de overeenkomst belangrijk.
Een korte overeenkomst biedt flexibiliteit, maar geeft mogelijk onvoldoende tijd om investeringen terug te verdienen. Een lange looptijd geeft meer zekerheid, maar kan problematisch worden wanneer de exploitatie tegenvalt.
Maak afspraken over:
- De begindatum
- De vaste looptijd
- Eventuele verlenging
- De opzegtermijn
- Tussentijdse beëindiging
- Een mogelijke proefperiode
- Verkoop van het pand of de onderneming
- Overlijden of langdurige ziekte
- Faillissement
- Niet-betaling of andere tekortkomingen
Beschrijf ook welke procedure partijen moeten volgen voordat de overeenkomst kan worden beëindigd. Krijgt de andere partij eerst gelegenheid om een tekortkoming te herstellen? En welke situaties zijn ernstig genoeg om direct op te treden?
Laat hierbij altijd beoordelen welke wettelijke huur- of andere beschermingsregels mogelijk van toepassing zijn. Niet iedere contractuele beëindigingsbepaling kan zonder meer worden uitgevoerd.
Wat gebeurt er met investeringen en verbouwingen?
De exploitant wil het pand mogelijk aanpassen aan het concept. Denk aan een nieuwe bar, keukenapparatuur, verlichting, terrasoverkapping of andere inrichting.
Leg vooraf vast:
- Welke aanpassingen zijn toegestaan
- Wanneer toestemming van de eigenaar nodig is
- Wie de investering betaalt
- Wie eigenaar wordt van de aangebrachte voorzieningen
- Wie verantwoordelijk is voor onderhoud
- Of een vergoeding volgt bij het einde van de overeenkomst
- Welke onderdelen moeten worden verwijderd
- In welke staat het pand moet worden opgeleverd
Zonder afspraken kan aan het einde discussie ontstaan over voorzieningen die met het pand zijn verbonden of investeringen die nog niet zijn terugverdiend.
Regel de oplevering bij het einde
Aan het einde van de exploitatie moet duidelijk zijn wat de exploitant teruggeeft en in welke staat.
Maak daarom bij aanvang een beschrijving van het pand en de inventaris. Bij beëindiging kan aan de hand daarvan worden gecontroleerd wat ontbreekt, beschadigd is of door normale slijtage is veranderd.
Denk daarnaast aan de overdracht van:
- Sleutels en toegangscodes
- Administratie
- Website en sociale accounts
- Reserveringen
- Aanbetalingen
- Cadeaubonnen
- Telefoonnummers
- Klant- en leveranciersinformatie
- Voorraad
- Vergunninggerelateerde documenten
Leg ook vast wat er gebeurt met goodwill die de exploitant tijdens de looptijd heeft opgebouwd. Mag de exploitant gasten informeren over een nieuwe onderneming? Wie behoudt de sociale media en online beoordelingen? En mag de exploitant na beëindiging in de omgeving een vergelijkbaar concept starten?
Dit zijn onderwerpen die gemakkelijk worden vergeten wanneer de samenwerking nog goed is.
Waarom een standaard exploitatieovereenkomst vaak niet voldoende is
Geen twee horecalocaties zijn hetzelfde. Bij de ene overeenkomst wordt alleen een ingericht restaurant beschikbaar gesteld. Bij de andere horen ook een terras, bedrijfswoning, evenementenruimte, handelsnaam en verschillende leverancierscontracten.
Bovendien kan een exploitatieovereenkomst bestaan uit meerdere juridische onderdelen. Regels over huur van bedrijfsruimte kunnen naast afspraken over inventaris, goodwill en ondernemingsvoering gelden.
Een algemeen voorbeeldcontract houdt meestal onvoldoende rekening met die combinatie. Ook kan een overeenkomst op papier duidelijk lijken, terwijl de afspraken niet aansluiten op vergunningen, het omgevingsplan of de feitelijke bedrijfsvoering.
Bekijk daarom niet alleen de exploitatievergoeding. Juist de afspraken over onderhoud, investeringen, vergunningen, personeel, beëindiging en oplevering bepalen hoeveel risico beide partijen lopen.
In Welke contracten heb je nodig bij het starten of overnemen van een horecazaak? vind je een overzicht van andere overeenkomsten die rond een horecabedrijf kunnen spelen.
Hulp bij een exploitatieovereenkomst voor horeca
Een exploitatieovereenkomst moet duidelijk maken wat de exploitant krijgt, welke vrijheid er bestaat en welke verantwoordelijkheden bij iedere partij liggen. Het pand, de inventaris, vergunningen en dagelijkse bedrijfsvoering moeten daarbij als één geheel worden bekeken.
Ik help horecaondernemers en eigenaren bij het voorbereiden van afspraken over de exploitatie van een horecazaak. We brengen de locatie, inventaris, vergoeding en verantwoordelijkheden in kaart. Wanneer juridische uitwerking nodig is, kan de overeenkomst in samenwerking met een specialist worden opgesteld of gecontroleerd.
Wil je een horecazaak exploiteren of door een andere ondernemer laten voortzetten? Neem dan contact met mij op.