Je hebt een geschikt pand gevonden of bent in gesprek over de overname van een bestaande horecazaak. De locatie past bij je plannen, de eerste financiële berekeningen zijn gemaakt en je wilt de volgende stap zetten.
Dan krijg je al snel te maken met verschillende contracten. Niet alleen voor de huur van het pand, maar mogelijk ook voor de overname van de onderneming, inventaris, financiering, leveranciers, personeel en samenwerking met andere ondernemers.
Welke contracten je voor jouw horecazaak nodig hebt, hangt af van de situatie. Start je een volledig nieuwe onderneming of neem je een bestaande exploitatie over? Koop je alleen de inventaris en goodwill of ook het pand? En ga je alleen ondernemen of samen met anderen?
In dit artikel zetten we de belangrijkste overeenkomsten op een rij en leggen we uit waarom deze onderling op elkaar moeten aansluiten.
1. Intentieovereenkomst tijdens de onderhandelingen
Bij een horeca-overname beginnen koper en verkoper vaak met een intentieovereenkomst. Dit document wordt ook wel een intentieverklaring of letter of intent genoemd.
Hierin leg je de voorlopige afspraken vast die tijdens de onderhandelingen zijn gemaakt. Denk aan de beoogde overnamesom, de gewenste overdrachtsdatum en de onderdelen van de onderneming die worden overgenomen.
Een intentieovereenkomst kan ook afspraken bevatten over:
- Exclusiviteit tijdens de onderhandelingen
- Geheimhouding van bedrijfsinformatie
- Een financieringsvoorbehoud
- Onderzoek naar cijfers, contracten en vergunningen
- Goedkeuring van de verhuurder
- De planning richting de definitieve koopovereenkomst
Een intentieovereenkomst is nog niet hetzelfde als een definitieve koopovereenkomst. Toch kunnen bepaalde onderdelen wel bindend zijn. Het is daarom belangrijk om duidelijk vast te leggen welke afspraken voorlopig zijn en aan welke afspraken beide partijen zich al wel moeten houden.
De Kamer van Koophandel legt op de pagina over het maken van een intentieverklaring uit welke onderwerpen hierin kunnen worden opgenomen.
2. Geheimhoudingsovereenkomst
Tijdens een verkooptraject krijgt een potentiële koper vaak toegang tot vertrouwelijke informatie. Denk aan omzetcijfers, marges, huurvoorwaarden, personeelsgegevens, leveranciersafspraken en informatie over de bedrijfsvoering.
Met een geheimhoudingsovereenkomst spreek je af hoe de koper met deze informatie moet omgaan. Ook kan worden vastgelegd wie de documenten mag bekijken, waarvoor ze gebruikt mogen worden en wat er na het stoppen van de onderhandelingen mee moet gebeuren.
Soms wordt geheimhouding direct opgenomen in de intentieovereenkomst. In andere gevallen wordt eerst een aparte geheimhoudingsovereenkomst getekend, bijvoorbeeld voordat het verkoopmemorandum of de financiële administratie wordt gedeeld.
Dat is vooral belangrijk wanneer meerdere partijen interesse tonen of wanneer de verkoop nog niet bekend is bij medewerkers, leveranciers en gasten.
3. Koopovereenkomst voor de horecazaak
Wanneer koper en verkoper definitief overeenstemming bereiken, worden de afspraken vastgelegd in een koopovereenkomst. Dit is een van de belangrijkste contracten bij de overname van een horecazaak.
In de overeenkomst moet duidelijk staan wat precies wordt verkocht. Het kan bijvoorbeeld gaan om:
- De handelsnaam en het horecaconcept
- Goodwill en het klantenbestand
- De inventaris en apparatuur
- De aanwezige voorraad
- De website, domeinnaam en sociale media
- Reserveringen, aanbetalingen en cadeaubonnen
- Rechten op logo’s, huisstijl en andere intellectuele eigendommen
- Bepaalde lopende contracten
- Het bedrijfspand, wanneer dat eigendom van de verkoper is
Ook de koopprijs, betaalwijze, overdrachtsdatum, garanties en ontbindende voorwaarden worden in de koopovereenkomst opgenomen.
Activa-passivatransactie of aandelenoverdracht
Bij een activa-passivatransactie spreken koper en verkoper per onderdeel af wat wel en niet wordt overgenomen. Dit is gebruikelijk bij de overname van een eenmanszaak of vennootschap onder firma. Ook bij een besloten vennootschap kan voor deze vorm worden gekozen.
Bij een aandelentransactie koopt de koper de aandelen van de besloten vennootschap. De onderneming blijft dan in dezelfde rechtspersoon zitten, inclusief de bestaande rechten, verplichtingen en mogelijke risico’s.
Welke transactievorm wordt gekozen, heeft grote gevolgen voor de contracten en aansprakelijkheden die meegaan. De Kamer van Koophandel geeft hierover meer uitleg op de pagina over de overdracht van een bedrijf.
4. Huurovereenkomst voor het horecapand
Veel horecazaken worden geëxploiteerd vanuit een gehuurd pand. De aankoop van de onderneming en de huur van het pand zijn dan twee verschillende onderdelen van dezelfde overname.
Start je een nieuwe horecazaak? Dan sluit je meestal rechtstreeks een huurovereenkomst met de eigenaar van het pand. Neem je een bestaande zaak over? Dan moet worden bepaald wat er met de lopende huurovereenkomst gebeurt.
In het huurcontract staan onder andere afspraken over:
- De huurprijs en indexering
- De looptijd en opzegmogelijkheden
- De bestemming en het toegestane gebruik
- De waarborgsom of bankgarantie
- Onderhoud en herstel
- Installaties en aangebrachte voorzieningen
- Verbouwingen en aanpassingen
- Het gebruik van terras, opslag en buitenruimte
- Oplevering bij het einde van de huur
- Overdracht of onderverhuur
Een standaardmodel biedt een basis, maar sluit niet automatisch aan op iedere horecalocatie. Vooral de bestemming van het gehuurde moet nauwkeurig worden omschreven. Wanneer het contract bijvoorbeeld alleen een lunchroom toestaat, kan dat problemen geven als je later een uitgebreider restaurantconcept wilt uitvoeren.
In Huurcontract horecapand controleren: waar moet je op letten? lees je welke bepalingen extra aandacht verdienen voordat je tekent.
5. Indeplaatsstelling bij een bestaande huur
Bij de overname van een horecazaak wil de koper vaak ook de positie van de bestaande huurder overnemen. Dat wordt indeplaatsstelling genoemd.
De koper treedt dan in de plaats van de verkoper binnen de bestaande huurovereenkomst. De belangrijkste huurvoorwaarden blijven in principe bestaan, maar de naam van de huurder verandert.
Daarvoor is medewerking van de verhuurder nodig. Een verhuurder zal doorgaans willen weten of de nieuwe ondernemer voldoende financiële zekerheid biedt en in staat is om de onderneming behoorlijk voort te zetten.
Het is verstandig om in de koopovereenkomst op te nemen wat er gebeurt wanneer de verhuurder niet akkoord gaat. Zonder een duidelijke voorwaarde kan een koper anders vastzitten aan de aankoop van een exploitatie zonder zekerheid over het gebruik van het pand.
Meer hierover lees je in Indeplaatsstelling horeca: wat betekent het en wanneer heb je het nodig?.
6. Inventarislijst en afspraken over goodwill
Bij een horeca-overname vertegenwoordigen de inventaris en goodwill vaak een aanzienlijk deel van de koopsom. Toch ontstaat juist hierover regelmatig discussie.
Een omschrijving als “volledige inventaris” is meestal niet nauwkeurig genoeg. Maak daarom een inventarislijst waarop staat welke zaken worden overgenomen en in welke staat deze verkeren.
Denk onder andere aan:
- Keukenapparatuur
- Koel- en vriesinstallaties
- Meubilair en terrasmeubilair
- Kassasystemen
- Verlichting en geluidsapparatuur
- Servies, glaswerk en keukenmateriaal
- Zonwering en terrasvoorzieningen
- Apparatuur die wordt gehuurd of geleased
Controleer ook of de verkoper daadwerkelijk eigenaar is van de genoemde zaken. Een koffiemachine, vaatwasser, tapinstallatie of kassasysteem kan eigendom zijn van een leverancier of leasemaatschappij.
Bij goodwill gaat het om de niet-tastbare waarde van de onderneming. Denk aan de handelsnaam, reputatie, klantenkring, locatie, omzetpotentie en opgebouwde positie in de markt. Leg duidelijk vast welke onderdelen van die goodwill worden overgedragen en of de verkoper daarna concurrerende activiteiten mag starten.
De inventarislijst en omschrijving van de goodwill kunnen als bijlage onderdeel worden van de koopovereenkomst.
7. Financierings- en leningsovereenkomst
Niet iedere horeca-overname wordt volledig met eigen middelen of een bankfinanciering betaald. Soms financiert de verkoper een deel van de koopsom of wordt geld geleend van een investeerder, familielid of zakenpartner.
Maak ook in dat geval duidelijke schriftelijke afspraken. In een leningsovereenkomst kunnen onder andere het bedrag, de rente, looptijd, aflossing en eventuele zekerheden worden vastgelegd.
Bij financiering door de verkoper moet bovendien duidelijk zijn wat er gebeurt wanneer de koper niet op tijd betaalt. Ook kan een bank eisen dat de lening van de verkoper wordt achtergesteld op de bancaire financiering.
Wanneer de financiering nog niet definitief is, kan in de intentie- of koopovereenkomst een financieringsvoorbehoud worden opgenomen. Daarin staat onder welke omstandigheden de koper de overeenkomst kan beëindigen als de benodigde financiering niet wordt verkregen.
8. Leveranciers-, bruikleen- en leaseovereenkomsten
Een bestaande horecazaak heeft vaak verschillende lopende contracten. Denk aan afspraken met een brouwerij, koffieleverancier, afvalinzamelaar, wasserij, energieleverancier, bezorgplatform of leverancier van keukenapparatuur.
Niet ieder contract gaat automatisch mee naar de nieuwe ondernemer. Controleer daarom per overeenkomst:
- Wie de contractspartijen zijn
- Hoelang de overeenkomst nog loopt
- Of overdracht is toegestaan
- Of toestemming van de leverancier nodig is
- Welke prijzen en minimale afnames gelden
- Of apparatuur eigendom, huur, lease of bruikleen is
- Welke opzegtermijn en kosten van toepassing zijn
Een aantrekkelijke tapinstallatie of professionele koffiemachine kan bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan een afnameverplichting. De apparatuur heeft dan niet alleen waarde, maar brengt ook toekomstige verplichtingen met zich mee.
Bij een activa-passivatransactie moet in de koopovereenkomst duidelijk worden vastgelegd welke lopende contracten worden overgenomen. Ook de betreffende leverancier moet daar in sommige gevallen mee instemmen.
9. Samenwerkingsovereenkomst tussen ondernemers
Start of koop je een horecazaak samen met een compagnon? Leg dan niet alleen vast hoeveel iedereen investeert en welk percentage van de onderneming iedere ondernemer bezit.
Maak ook afspraken over de dagelijkse verantwoordelijkheden, besluitvorming, winstverdeling en de mogelijkheid om uit de samenwerking te stappen.
Denk vooraf na over situaties zoals:
- Eén van de ondernemers wil stoppen
- Er moet extra geld worden geïnvesteerd
- De ondernemers zijn het niet eens over een belangrijke beslissing
- Eén van de ondernemers wordt langdurig ziek
- Aandelen of belangen worden verkocht
- Eén van de ondernemers komt te overlijden
Welke overeenkomst geschikt is, hangt mede af van de rechtsvorm. Bij een vennootschap onder firma worden de afspraken meestal vastgelegd in een vennootschapscontract. Bij een besloten vennootschap kan daarnaast een aandeelhoudersovereenkomst nodig zijn.
Dit valt niet altijd binnen de begeleiding van een horecamakelaar, maar heeft bij een aankoop wel invloed op de manier waarop de onderneming en de financiering worden ingericht.
10. Arbeidsovereenkomsten en personeel
Neem je een bestaande onderneming met personeel over? Ga er dan niet vanuit dat je alle arbeidscontracten opnieuw kunt bepalen.
Wanneer juridisch sprake is van overgang van onderneming, gaan de bestaande rechten en plichten van werknemers in beginsel mee over naar de nieuwe eigenaar. Werknemers behouden dan onder andere hun arbeidsvoorwaarden en opgebouwde dienstjaren.
Of daadwerkelijk sprake is van overgang van onderneming, hangt af van de omstandigheden. Laat daarom vooraf onderzoeken welke medewerkers in dienst zijn, welke contracten gelden en welke verplichtingen bij de overname kunnen meegaan.
De informatie over salarissen, verlof, ziekte, pensioen en andere personeelsafspraken hoort onderdeel te zijn van het boekenonderzoek. Op Ondernemersplein staat meer informatie over personeel overnemen bij een bedrijfsovername.
Vergunningen zijn geen contracten
Naast alle overeenkomsten heeft een horecaondernemer meestal verschillende vergunningen nodig. Deze worden soms in één adem genoemd met de contracten, maar zijn juridisch iets anders.
Een exploitatievergunning of Alcoholwetvergunning gaat bij een overname meestal niet automatisch mee naar de nieuwe ondernemer. Ook wanneer de zaak en het concept vrijwel hetzelfde blijven, kan een nieuwe aanvraag nodig zijn.
Dat betekent dat de overdrachtsdatum, huurovereenkomst, koopovereenkomst en vergunningaanvragen goed op elkaar moeten worden afgestemd. Je wilt voorkomen dat je al wel voor de onderneming en het pand betaalt, maar nog niet open mag.
In Horecavergunning overnemen: zo werkt het echt lees je waarom een bestaande vergunning niet vanzelf op naam van de koper komt te staan.
Waarom moeten de contracten op elkaar aansluiten?
Ieder contract kan afzonderlijk logisch lijken, terwijl de combinatie alsnog problemen veroorzaakt.
In de koopovereenkomst kan bijvoorbeeld een vaste overdrachtsdatum staan, terwijl de verhuurder nog geen toestemming heeft gegeven voor de indeplaatsstelling. Of de koop gaat door terwijl de financiering nog niet definitief is. Ook kan het horecaconcept in de koopovereenkomst anders worden omschreven dan het gebruik dat volgens het huurcontract of omgevingsplan is toegestaan.
Daarom moet je de overeenkomsten niet los van elkaar beoordelen. De afspraken over koop, huur, financiering, inventaris, personeel en vergunningen moeten gezamenlijk leiden tot een uitvoerbare overdracht.
Laat de afspraken controleren voordat je tekent
Een contract is er niet alleen voor het moment waarop alles goed gaat. Juist wanneer de situatie verandert of een partij een afspraak niet nakomt, moet duidelijk zijn wat er is afgesproken.
Gebruik daarom niet zonder controle een algemeen voorbeeldcontract. Iedere horecazaak heeft een andere combinatie van pand, exploitatie, inventaris, vergunningen en betrokken partijen.
Iris helpt horecaondernemers bij het voorbereiden van een aankoop, verkoop of verhuur en brengt in kaart welke afspraken voor de overdracht nodig zijn. Waar juridische uitwerking nodig is, kan het contract in samenwerking met een specialist worden opgesteld of gecontroleerd.
Wil je een horecazaak starten of overnemen en weten welke overeenkomsten bij jouw situatie horen? Neem dan contact op.